Las nuevas generaciones suelen ver al e-mail como una herramienta arcaica e innecesaria. Con la popularidad de los smartphones, tablets y sistemas de mensajería instantánea (como WhatsApp, Viber, Messneger y tantos otros) es normal preguntarse ¿Quién todavía quiere usar el correo electrónico?Sí, es algo antiguo, pero sigue siendo una herramienta vital para trabajar, y en algunos casos (que son los menos), estar en contacto con familiares y amigos. El e-mail nos permite organizar la información de otra forma y se integra con otros instrumentos que nos posibilitan “hacer más” cuando trabajamos.
Por ejemplo en el caso de Gmail el servicio de Google está integrado a Google Drive y desde el mismo producto podemos acceder a los documentos de texto o planillas de cálculo que necesitemos manipular. También a nuestras fotos si es que las guardamos en Google Fotos. Es útil.
Yo personalmente dependo mucho de la disponibilidad de Gmail, y con el tiempo he personalizado el servicio para que se ajuste exactamente a lo que necesito. Hoy quiero mostrarte 5 opciones que resultan ideales y que pocos usuarios conocen.
Habilitá un panel de vista previa
Si bien no es una característica que todos tienen habilitada de forma predeterminada Gmail posee un panel de vista previa similar al que tienen otras aplicaciones de correo. Este panel nos permite ver cualquier e-mail al hacerle un clic pero sin entrar al mensaje. Esto nos ahorra tiempo ya que no tenemos que volver para atrás todo el tiempo.
Si vas a CONFIGURACIÓN > LABS y buscás en la lista PANEL DE VISTA PREVIA sólo tenés que hacer clic en la opción HABILITAR y luego bajar hasta el final de la lista y presionar GUARDAR CAMBIOS. Ahora vas a disponer de un nuevo botón en la página principal de Gmail desde donde habilitar el panel de previsualización. Según la preferencia de cada uno este puede estar en vertical o en horizontal.
Quitá las pestañas de categorías
Hace un tiempo Gmail habilitó un set de cinco pestañas que categorizan el correo que llega a nuestro buzón. Esto es muy útil para mantener separados los distintos e-mails que ingresan a nuestra casilla. El problema es que si bien la opción es útil, no es para todos. ¿Te gustaría apagar las pestañas?
Sólo tenés que hacer clic en la tuerca de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha y presionar CONFIGURAR RECIBIDOS. Ahora Gmail te presentará con la lista de categorías. Destildá las que no quieras ver más y presioná GUARDAR.
Desactivá la vista de conversación
Gmail se diferenció desde muy temprano al poseer una vista de conversación para los mensajes. El sistema agrupa todos los e-mails que contengan el mismo asunto y a los mismos participantes, de esa forma podemos hacer clic en el primero y obtener acceso a todos los demás sin volver para atrás. El problema es que a veces la herramienta hace muy confuso encontrar el orden correcto de cada e-mail, por lo que nos toma más tiempo que tener las conversaciones por separado. ¿Cómo se apaga?
Vamos a la tuerca de opciones y entramos en CONFIGURACIÓN. Luego en la pestaña GENERAL buscamos el ítem VISTA DE CONVERSACION y elegimos el tilde VISTA DE CONVERSACION DESACTIVADA. Luego bajamos hasta el final de la lista y presionamos GUARDAR CAMBIOS.
Respondele a todos, siempre
Una de las cosas más molestas que hacen los usuarios es que si están varias personas en una misma conversación de correo electrónico quien debe contestar presiona responder y no el “responder a todos” por lo que un solo usuario recibe la contestación al e-mail, quedando todos los demás afuera. Es comprensible, a veces uno se olvida de esa opción. Es por eso que Gmail nos permite elegir como se comportará el producto de forma predeterminada. Podemos hacer que siempre se le responda a todos en una conversación salvo que nosotros indiquemos lo contrario.
Vamos a la tuerca de opciones y elegimos CONFIGURACIÓN. Luego en GENERAL buscamos la opción FORMA PREDETERMINADA DE RESPUESTA y seleccionamos el tilde RESPONDER A TODOS. Ahora sólo debemos bajar hasta el final de la lista y presionar GUARDAR CAMBIOS.
Traé tus e-mails de otro proveedor
Cuando muchos nos pasamos a Gmail tuvimos que optar por dejar atrás a nuestro antiguo proveedor de e-mails, ya sea Hotmail, Yahoo! o el de nuestro proveedor. El problema es que cada tanto muchos ingresan a revisar si hay algo para leer en esa casilla. ¿Sabías que podés recibir tus e-mails de otra cuenta en Gmail? Sí, y es muy fácil:
Vamos a la tuerca de opciones en la esquina superior derecha y entramos en CONFIGURACION. Luego en CUENTAS E IMPORTACIÓN buscamos la categoría IMPORTAR MENSAJES Y CONTACTOS y hacemos clic en el vínculo que está a la derecha llamado IMPORTAR MENSAJES Y CONTACTOS. Gmail nos dirigirá a un asistente que traerá todos los e-mails de nuestro viejo proveedor (y los contactos si así lo deseamos).